VK Bund, Beschluss vom 7. Mai 2018 – Az. VK 2 – 38/18
Sachverhalt
Die Auftraggeberin (AG) schreibt einen Auftrag im Wege eines offenen Verfahrens nach den Bestimmungen der VgV aus. Der Preis fließt mit einer Gewichtung von 50% in die Zuschlagswertung ein.
VK Bund, Beschluss vom 7. Mai 2018 – Az. VK 2 – 38/18
Die Auftraggeberin (AG) schreibt einen Auftrag im Wege eines offenen Verfahrens nach den Bestimmungen der VgV aus. Der Preis fließt mit einer Gewichtung von 50% in die Zuschlagswertung ein.
Die Antragstellerin (ASt) und die Beigeladene (Bg) geben fristgemäß Angebote ab. Das Angebot der Bg war sowohl bezogen auf die Laufzeitbetrachtung als auch die Jahresbetrachtung der ausgeschriebenen Leistungen erheblich günstiger als das Angebot der ASt. Mit Schreiben vom 26. März 2018 informiert die Ag die ASt darüber, dass sie beabsichtigt, der Bg den Zuschlag zu erteilen. Das Angebot der ASt habe in preislicher Hinsicht ein deutlich schlechteres Ergebnis erzielt.
Am 29. März 2018 übermittelt die ASt der Ag ein Rügeschreiben, in dem die ASt die beabsichtigte Zuschlagsentscheidung an die Bg rügt. Zur Begründung beruft sich die ASt unter anderem auf einen von ihr behaupteten Verstoß gegen § 60 Abs. 1 VgV. Die Ag habe eine Aufklärungspflicht im Hinblick auf das deutlich niedrigere Angebot der Bg, der die Ag bislang nicht nachgekommen sei.
Die Ag fordert daraufhin mit E-Mail vom 3. April 2018 die Bg zur Aufklärung nach § 60 VgV bis zum 4. April 2018, 9:30 Uhr, auf.
Mit E-Mail vom 4. April 2018, 9:43 Uhr, antwortet die Bg der Ag auf deren Fragen vom 3. April 2018 und übersendet eine Erläuterung der Kalkulation, in der sie auf die Fragen der Ag jeweils eingeht.
In der Folge weist die Ag die Rüge zurück, woraufhin die ASt einen Nachprüfungsantrag einreicht. Darin trägt sie unter anderem vor, dass die Preisaufklärung nicht fristgemäß bis zum 4. April 2018, 9:30 Uhr, geliefert worden sei, sondern erst um 9:43 Uhr und damit außerhalb der von der AG gesetzten Frist.
Die Vergabekammer hält den Nachprüfungsantrag für zulässig, aber unbegründet.
Nach Einschätzung der Vergabekammer ist die Ag ihrer Prüfpflicht nach § 60 VgV hinreichend nachgekommen. Dabei stellt die Vergabekammer auch fest, dass die der Bg gesetzte Frist von einem Tag zum nächsten Tag, 9:30 Uhr, unangemessen kurz war. Die Frist habe gegen den allgemeinen vergabeverfahrensrechtlichen Grundsatz verstoßen, wonach die im Vergabeverfahren gesetzten Fristen angemessensein müssen.
Im Ergebnis hält es die Vergabekammer deshalb für unbeachtlich, dass die E-Mail der Bg 13 Minuten nach der gesetzten Frist (4. April 2018, 9:30 Uhr) eingegangen war.
Die Entscheidung ist zutreffend. Auftraggeber haben den Bietern eine angemesseneFrist zur Aufklärung einzuräumen. Welche Aufklärungsfrist noch angemessen ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab. Eine Frist von einem Tag erscheint in jedem Fall deutlich zu kurz.
Bietern ist gleichwohl anzuraten, die ihnen gesetzten Frist als verbindlich zu betrachten und sich gegebenenfalls um eine Fristverlängerung beim Auftraggeber zu bemühen. In Fällen, bei denen die Aufklärungsfrist nicht wie im Fall offenkundig unangemessen ist, besteht durchaus die Gefahr, dass ein Bieter ausgeschlossen wird, wenn er bis zum Ablauf der gesetzten Frist dem Aufklärungsbegehren nicht nachkommt.
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