Unvollständige Nennung des Projektpersonals führt zum Ausschluss!

Die Vergabekammer des Bundes (VK Bund) hat sich mit Beschluss vom 7. Februar 2025 (VK 1-116/24) mit den Auswirkungen einer teilweise unvollständigen Angabe des für den Einsatz vorgesehenen Projektpersonals im wertungsrelevanten Angebotskonzept befasst. Nach Auffassung der VK Bund ist das Angebot unvollständig und daher zwingend nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 4 VgV auszuschließen. Es kommt weder eine Nachforderung der fehlenden wertungsrelevanten Informationen in Betracht noch kann der Auftraggeber das Konzept des Bieters lediglich mit 0 Punkten bewerten. Die Entscheidung zeigt einmal mehr, dass der in den letzten Jahren angestoßene „Trend“, die Formstrenge des Vergaberechts zurückzufahren, deutliche Grenzen hat.

Sachverhalt

Der öffentliche Auftraggeber (die Antragsgegnerin) schrieb Beratungsleistungen im Bereich der Kultur- und Kreativwirtschaft aus. Nach den Vergabeunterlagen sollte der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach den Kriterien Preis und Qualität erfolgen. Zur Bewertung der Qualität der Angebote zählte auch das Unterkriterium „Qualität des Angebots in Bezug auf die Projektleitung/Stellvertretung und Projektpersonal“. Dazu war in den Vergabeunterlagen vorgegeben, dass Profile des für die Auftragsausführung vorgesehenen Personals einzureichen waren, in denen u. a. die für die Auftragsausführung relevante Qualifikation und relevante berufliche Erfahrung dargestellt werden sollten. Das im Angebot benannte Personal wäre zudem für die Auftragsausführung zwingend einzusetzen. Im Rahmen der Beantwortung von Bieterfragen hat die Antragsgegnerin konkretisiert, für welche Personengruppen (Projektleitung/stellv. Projektleitung, Projektmitarbeit, Wissenschaftliches Personal) Profile einzureichen waren. Die in dem Verfahren Beigeladene hat dann sowohl im Erstangebot als auch in ihrem finalen Angebot mehrere Personen genannt, die zu dem Zeitpunkt noch nicht bei ihr beschäftigt waren. Die Angaben zu deren Qualifikation und beruflichen Erfahrungen waren zudem nicht vollständig. Gleichwohl beabsichtigte die Antragsgegnerin der Beigeladenen den Zuschlag zu erteilen. Gegen diese Entscheidung wandte sich der unterlegene Bieter mit einem Nachprüfungsantrag.

Entscheidung

Mit Erfolg. Die Vergabekammer des Bundes hat entschieden, dass das Angebot der Beigeladenen zwingend auszuschließen ist. Die Bestimmungen der Vergabeunterlagen konnten lediglich dahingehend verstanden werden, dass alle bei der Auftragsausführung einzusetzenden Personen namentlich zu benennen und für diese konkreten Personen Profile vorzulegen waren. Die Vorlage von Entwürfen hinsichtlich Stellenausschreibungen mit auf die konkrete Position bezogenen Anforderungsprofilen könne diese Benennung nicht ersetzen. Die Antragsgegnerin habe sich ausdrücklich dafür entschieden, den Einfluss des Niveaus des vorgesehenen Personals auf die Auftragsausführung anhand konkreter, dem Bieter bereits bei Angebotsabgabe zur Verfügung stehenden Personen, zu bewerten. Damit enthielt das Angebot der Beigeladenen ohne die konkreten Personalprofile nicht die geforderten Unterlagen und war gem. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV zwingend auszuschließen. Zudem habe die Beigeladene durch die Nennung von nicht bei ihr beschäftigten Personen etwas anderes angeboten als ausgeschrieben war, sodass eine Änderung der Vergabeunterlagen vorgenommen wurde und das Angebot gem. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV auch deswegen zwingend auszuschließen war.

Eine Nachforderung der fehlenden Personalprofile war nach Ansicht der Vergabekammer nicht möglich, da es sich bei diesen um leistungsbezogene Unterlagen handelte, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 S. 1 VgV). Auch eine Bewertung mit null Punkten war nicht möglich, da dies dem Gesetzeszweck der §§ 56, 57 VgV entgegenliefe. Für ein Angebot, in dem Unterlagen fehlen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, sieht das Vergaberecht den zwingenden Ausschluss vor (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).

Die Beigeladene konnte sich auch nicht darauf berufen, dass es sich bei der Nennung potenzieller Beschäftigter lediglich um die Angabe von Ersatzpersonal gehandelt habe. Eine Ersetzung von Personen war ausweislich der Vertragsunterlagen in bestimmten Fällen zwar zulässig. Eine solche Ersetzung würde aber voraussetzen, dass eine bereits benannte Person zuvor an betreffender Stelle tätig war und ausscheidet. Ohne erstmalige konkrete Benennung einer Person kann diese nicht ersetzt werden.

Praxistipp

Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Gestaltung der Vergabeunterlagen sorgfältig abwägen, in welchem Maße die Qualifikationen einzelner Personengruppen tatsächlich erforderlich sind und bei den Bietern abgefragt werden sollen. Der Auftraggeber ist an diese vorab aufgestellten Maßstäbe im Vergabeverfahren gebunden. Schon das Fehlen von Profilen einzelner Personen kann dazu führen, dass Angebote zwingend ausgeschlossen werden müssen, da eine Nachforderung der fehlenden Unterlagen oder eine bloße Herabstufung in der Bewertung nicht zulässig sind. Dem Auftraggeber verbleiben keinerlei Spielräume, um bei gegebenenfalls in der Gesamtschau des Projekts untergeordneten Personen von einem Ausschluss abzusehen.

Bieter müssen in einer solchen Situation sorgfältig darauf achten, alle erforderlichen Informationen in ihren Angeboten bereitzustellen. So erfüllen z. B. anonymisierte Profile in der Regel nicht die Anforderung einer konkreten Benennung des Projektpersonals, außer der öffentliche Auftraggeber lässt anonymisierte Profile ausdrücklich zu. Datenschutzrechtliche Aspekte, die mit der Nennung von personenbezogenen Daten in Konzepten und Personalprofilen relevant werden, hat grundsätzlich der Bieter zu lösen.

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